My office o la de otro

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klinton
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My office o la de otro

28 Jun 2003, 09:26

Hola a todos. Empiezo este foro sin muchas esperanzas de encontrar adeptos a la vista de lo poco concurrido.

Mi pregunta. ¿Alguien tiene el programita en cuestión?

En mi estudio estamos implantando la ISO y adquirimos hace más de un año otro programita muy parecido llamado Q-est en el que depositamos todas nuestras esperanzas de organización pero poco a poco ha ido cayendo en desuso.

Como todo, si lo alimentas bien de datos luego te dá un monton de estadísticas, sabes que es lo que has hecho mal o bien... pero a la hora de la verdad cuesta más introducir esos datos de lo que obtienes al final. Y como siempre, si metes algún dato mal o no lo metes ya no vale para nada ni son fiables los resultados.

Moraleja, estoy pensando en hacer algo personalizado que crezca en complejidad según lo necesitemos. Por eso quiero saber si el My Office es versatil o no

Gracias.

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Blacky
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30 Jun 2003, 01:12

klinton, Nemetschek está haciendo ahora un "road show" de MyOffice. El día 3 estarán en Madrid y creo quie es lo más cercano a tí que encontrarás. Las demás presentaciones serán en Barcelona, Bilbao, y Sevilla.

Yo estuve en Construmat un buen rato intentando pillar el truqillo al programa y lo encontré de fácil utilización, y de una utilización si uno quiere, progresiva. Talvez, justo lo que quieres tu ahora mismo.

Ah, en el road show, si te apuntas al seminario o no sé como se llama, (vale 300 euros) te llevas el MyOffice gratis, uno por cada licencia de Allplan que tengas...
Jorge Santos La violencia es el último recurso del incompetente

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jaumecv
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30 Jun 2003, 14:14

Gratis, gratis....

Tienes que pagar los 300 Euros, pero también darte de alta en el mantenimiento del programa, para todos los que te den, y no esta claro que te den el programa completo, en la propaganda pone MyOffice Organización y luego en los folletos parece como si hubiera tres modulos.

De todas formas supongo que deber ser fàcil de usar, por lo que he visto, pero también requiere la consabida disciplina en el despacho para suministrarle "TODOS" los datos, es verdad que muchos los obtiene el mismo pero los correspondientes a reuniones, visitas, gastos, etc no.

O sea que como no sea de general acceptación, pasa como con qualquier otro programa o utilizas el latigo para que todos lo utilicen o no esta nunca al dia y pierde gran parte de su utilidad.

Respecto a la duda de Klinton, no se en que condiciones tienes el otro programa, pero yo valoraria lo que va a costar el nuevo, más la adaptación de la forma de trabajar y compara lo que ofrecen los dos. Por más bueno que suene a lo mejor no te sale a cuenta cambiar otra vez de habitos y es preferible ponerse en serio con lo que ya se tiene. O no. Yo en estos momentos utilizo un programa propio que voy ampliando, pero como el resto de socios no "gustan" de utilizar estas cosas... tengo más trabajo reclamando información que otra cosa.

O sea, un lio total.

De todas formas la idea de MyOficce me parece muy buena.

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Blacky
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30 Jun 2003, 15:15

Blacky escribió:Ah, en el road show, si te apuntas al seminario o no sé como se llama, (vale 300 euros) te llevas el MyOffice gratis, uno por cada licencia de Allplan que tengas...
Perdona, en el afán de contestar, no he contestado con rigor. Donde dice licencia, debe decir licencia con contrato de mantenimiento.
Jorge Santos La violencia es el último recurso del incompetente

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i-a
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30 Jun 2003, 15:16

Hola Klinton

Yo ya he visto My Office y he trabajado "un poquito" con él.

A tú pregunta si es versátil solo te puedo contestar con un enorme SI.
Es muy versátil e intuitivo en su aplicación.

Solo fueron dos cosas las que no me convencieron.

1ª Como bien dice Jaumecv se necesita mucha disciplina. Si se tuviese, no se necesitaría MyOffice pues el estudio ya dispondría de una, auque fuese muy sencilla con archivadores y registros (en mi opinión aun hoy lo más efectivo para un pequeño estudio).
Resumiendo, si se desea empezar ahora con orden, control de gastos, efectividad del personal, repartición de recursos, etc. el programa será muy útili, pero cuidado, la disciplina debe de ser férrea y para TODOS incluyendo los empleados que tambien se verán tarde o temprano envolucrados.

2ª Hasta ahora no he recibido una contestación satisfactoria por parte del jefe de programación a una pregunta muy sencilla:
¿Como se puede restaurar un fichero borrado dentro de MyOffice erróneamente?
La pregunta tiene su justificación ya que como MyOffice trabaja con datos sensibles (nóminas, datos del personal, datos de la empresa, etc.) y trabaja dentro de una sola carpeta, encripta todos los datos dentro de dicha carpeta para que no se pueda acceder a ellos desde el Explorer u otro programa.
Si hacemos diariamente un backup los datos los tendremos copiados y guardados para la eventualidad de poder recuperar aquellos que se precisen (por haberlos borrado p.e.) Ahora bien, eso no se puede hacer con los datos de MyOfice ya que al estar encriptados no se sabe cual es el que se necesita recuperar y a mi saber MyOfice no ofrece ninguna alternativa a los backups convencionales.
Reconozco que yo lo vi en la versión 2.0 y es posible que este punto lo hallan solucionado pero considero que uno tiene que saber estas cosas antes de invertir en el programa.
Saludos Jaime

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ànima
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Celebro la ampliación

30 Jun 2003, 22:51

Celebro (BL&PP) que hayais ampliado el cotarro, a los satélites de Allan.

Pronto me enfrentaré a Myof, aunque aún no lo conozco.
Me alegra MUUUUUUUUCHO saber que es flexible.
Eso nos permitirá hacernos con el programa paulatinamente.

¿Que tal anda de manuales y tutoriales?
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sinuhe
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28 Jul 2003, 03:04

My Office os aseguro que es muy práctico. es importante conocer lo siguiente:

1. Se saca partido si se trabaja en red. Pero red de verdad, con un administrador único, con usuarios con password, con archivos de trabajo en el servidor...

2. Los archivos que maneja My Office son índices, no los archivos originales. Me explico: Tu trabajas con Word para hacer los contratos, con PC Conta las facturas y con ALLPLAN los proyectos. Guardas tus archivos de trabajo en los directorios que quieras y allí se quedan. Pues bien, My Office crea índices de la ubicación de estos archivos y otros datos anexos y los encripta, pero no encripta los archivos. Cuando necesitas hacer un backup de cada proyecto, entonces empieza a recopilar copias de los archivos y los junta en un directorio (cosa muy interesante para los que están implantando un sistema de calidad, a la hora de entregar a los de AENOR las trazas de los registros)

Los problemas de My Office en relación con la necesidad de orden y organización a la hora de alimentar de datos el programa, son perfectamente superables. Existe la tendencia a querer empezar con todo absolutamente organizado y eso puede llevar al desaliento si no se controla realmente. Sin embargo, considero que es mejor empezar con estructuras de proyecto simples, en lugar de desmenuzar con decenas de tareas y tareas.

Para hacer una comparación con otro campo, es como si en vez de elegir una partida completa de una base de precios, prefiriéramos considerar los precios simples a la hora de hacer una medición con ALLPLAN, sería una locura. Nos obligaría a dibujar todos los elementos de un forjado para asociar los precios simples. Es más fácil dibujar elemento forjado y asociarle la partida completa. Pues bien...

Hay gente que está descomponiendo mucho con My Office. Por ejemplo, vale más indicar como tarea "Visita de obra" con un precio total, que andar descomponiendo en "tanto de coche, tanto de gasolina, tanto de peaje, tanto de dietas, tanto de carretes de fotos, tanto de amortización de cámara..."

Creo que es mejor empezar con actividades generales, tipo "delineación de planos", que con "delineación del plano tal o cual". Siempre habrá tiempo de ampliar después, cuando la cultura de la organización vaya calando en el estudio.

La versión 2.0 que deberá superar algunos inconvenientes de la 1.0 deberá estar pronto en la calle. Ya hay usuarios que la tienen, por el tema de la actualización y el mantenimiento.

Lo recomendable es tener una versión completa (sí, son tres módulos) y el resto de los puestos con uno, para trabajar. Pero cada estudio tendrá sus necesidades. Por cierto, esta posibilidad -que los puestos tengan diversa configuración- solo es posible con la versión 2.


Un saludo
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ànima
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28 Jul 2003, 10:47

tres módulos?
Sinuhe, podrías aclarar un poco para que sirven o como funcionan?

¿Que pasa si cambias los archivos de directorio?.
P.e. En nuestro estudio, los proyectos pasan por diversos directorios, según la fase en la que se encuentran. (proyecto, panic, obra, historico)?

¿Se siguen conservando las trazas?

Gracias.
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sinuhe
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28 Jul 2003, 16:53

My Office es una aplicación que está formada por tres módulos principales:

1. Organización: Es el módulo "de trabajo" para los que están en el estudio pero no planifican. Como dicen en Nemetschek "diseñado para la organización, gestión y control".

2. Flujo de trabajo: es el módulo que te permite planificar un proyecto, definir sus fases, las actividades y tareas que lo desarrollan, los recursos que se utilizan, etc.

3. Presupuestos: permite planificar los recursos económicos del proyecto y comprobar el coste real de los proyectos según avanzan en función de costes directos e indirectos.

Por lo general, se tiene el primer módulo con licencia para todos los puestos de la red, y los dos segundos con una licencia "para el jefe", por lo menos.

...

En cuanto a la organización de los proyectos, cambia de forma radical con el uso de My Office. Ya no es preciso organizar los directorios del PC en función del tiempo, como sugieres, (proyecto básico, proyecto de ejecución...) porque es My Office el controla dónde están los documentos y es instantáneo el crear una copia de seguridad que contenga todo lo relacionado con un proyecto. Es decir, vale más organizar los archivos por temas (contabilidad, contratos, cartas, planos...) si quieres agrupados, o no, porque en cada momento puedes saber, en base al diagrama de flujo de tus proyectos, cómo van.

El concepto de traza asociado a los registros -tema calidad, ISO - lo que define mas o menos es el camino que siguen los papeles que se van generando en el proceso cotidiano de actividad de la empresa. Cuando AENOR o la empresa certificadora te envía al asesor/inspector, piden al zar que les muestres tal o cual registro (por ejemplo, el contrato de tal cliente, o el recibo de no se que cosa), para ver si lo tienes conforme a tu manual de calidad. Con My Office, si tienes el hábito de convertir a PDF los archivos en papel para que se puedan almacenar en algún directorio del ordenador, y haces copias de seguridad habitualmente, por ejemplo diarias, siempre podrás saber qué documentos había tal día en relacion con tal proyecto y recuperarlos.

Un saludo
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28 Jul 2003, 23:52

Gracias sinuhe por tu detallado e interesante comentario sobre MyOffice.

La verdad que ahora veo el programa con otros ojos y reconozco que es muy interesante y seguramente soluciona muchas de nuestras tareas cuotidianas.
Saludos Jaime

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+ my of

29 Jul 2003, 10:58

Para mi, en un estudio pequeño, el problema no es tanto saber como va tal proyecto, sino encontrar la información de ese proyecto.

P.e.:
- saber si tenemos el topográfico y dónde esta.
- saber que pliego de condiciones se ha usado, y que clausulas se modificaron
- encontrar la última modificación del plano de replanteo de la 3 planta....,
- encontrar el plano de cubierta que sirvió de base a las mediciones con las que se pactó el presupuesto.

¿Crees que Myof ORGANIZACIÓN nos ayudaría en eso? :roll:
¿Es una tarea complicada, organizarlo para que Myof pueda ayudarnos?


P.D. Sé que abuso de tu disponibilidad. Espero poder ayudarte en otra ocasión. Gracias de nuevo.
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sinuhe
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MY OFFICE

30 Jul 2003, 21:58

La respuesta a ánima a su pregunta ...¿crees que My Office nos ayudaría? es ABSOLUTAMENTE SI. Ojo, debéis disponer de los módulos correspondientes. Ya os indiqué que creo que al menos una licencia de cada uno debéis tener más luego al menos un Organización en cada puesto.

La razón de que MyOffice sea tan útil para lo que me decís es simple: el programa My Office es una especie de indexador unido a una base de datos, a un gestor de proyectos y una agenda con lanzador de aplicaciones. Tú defines en una agenda electrónica que vas a hacer tal tarea en un momento determinado y que quieres que te avise con una música, y una agenda electrónica lo hace. En My Office, tu defines lo que vas a hacer dentro de un esquema de fases y tareas (por ejemplo, dibujar la planta primera del proyecto P20 EDIFICIO EN SANTANDER, y My Office te abre el programa ALLPLAN por el archivo planta primera, que tú previamente le has indicado. O que después de acabar la tarea tal o cual, viene otra que se va a hacer con word desde el ordenador del administrativo... pues My Office en el momento adecuado, al empezar la jornada laboral del día correspondiente, muestra al administrativo en su barra de trabajo un icono que al pulsar abre el word y la plantilla correspondiente.

La forma de trabajar con My Office implica el que la gente del estudio o el responsable de turno haga periódicamente copias de seguridad. En un estudio responsable no menos de una vez al día y yo te diría que al menos cada media jornada. Las copias de seguridad se van sumando unas a otras, no se deben pisar.

En un directorio de un disco duro, o en un CD dedicado a estos menesteres, puedes ir archivando copias de seguridad correspondientes a cada día. Luego, cada semana se vuelcan a CD o a DVD, etc.

Para saber si tenemos determinado elemento de un proyecto, basta con comprobar si la tarea que lo necesitaba se ha realizado o no, o mirar en la biblioteca de My Office del proyecto en cuestión donde almacenamos documentos vinculados con los proyectos.

Para saber lo que se modificó en un proyecto, O EN QUÉ ESTADO ESTABA UN PROYECTO en una fecha determinada, lo mejor es mirar el histórico del proyecto en las copias de seguridad. O mirar en los diagramas de tiempos que My Office te ofrece. La ventaja de lo primero es que directamente tienes todo, TO-DO, lo que estaba relacionado con el proyecto, si tuvisteis la precaución de usar My Office correctamente (es decir, incorporar en formato digital, por ejemplo PDF, aquello que está en papel en su forma original (una factura, un croquis a mano alzada...). Para aquellos eventos que no se realizan con un ordenador o que no dejan registros, por ejemplo una reunión, lo mejor es crear registros propios para llevar la constancia de su realización y que quede algo tangible: un cuestionario, un acta, una hoja de visita...

En My Office puedes guardar una versión de un documento haciéndolo como variante de forma que guardas el original y el modificado. Siempre puedes recuperar las variantes de un documento con la opción Alt+P.

Además, puedes vincular documentos con planos o dibujos de Allplan directamente. Imagina un documento que contiene las mediciones y presupuestos de un proyecto y lo vinculas con el archivo 150 Cubiertas de un proyecto de Allplan...pues eso.


¿Respondo a vuestras cuestiones? Espero que sí.

De todas maneras, lo mejor es pedir a Nemetschek una demostración en vivo o asistir a un Road Show, presentaciones por ciudades, que están organizando y haciendo desde hace tiempo para ver en acción a My Office. ¿Os apuntáis?

Un saludo
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FAW
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MyOffice

01 Ago 2003, 21:40

Bueno, yo soy usuario de MyOffice, y no puedo estar más descontento. Después de gastarnos en el estudio más de medio millón en adquirir el programa, hemos estado 5 meses sin poder usarlo, por falta de soporte, el servicio técnico ha sido pauperrimo, aunque al final pasaron por el estudio y consiguieron hacerlo funcionar.
Ahora estamos empezando a manejarlo y aunque ya tenemos la versión 2 todavía le quedan muchos flecos por mejorar, por ejemplo cuando trabajas con programas que generan más de un archivo hay que tener mucho cuidado porque no los guarda en su base de datos, ni siquiera abre el fichero que debería, sino que hay que abrirlo a mano (cype). No uso allplan pero creo que este genera más de un fichero, no sé como lo habrán solucionado pero no os engañeis, aunque todo sea Nemeschek cada programa lo hace una empresa distinta, este en concreto lo hace una empresa italiana a la que le han comprado los derechos.

Yo esperaria, hay que invertir mucho tiempo. Creo que con el tiempo puede ser interesante, pero ha de mejorar bastante.

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01 Ago 2003, 22:01

Hola FAW

Aunque yo personalmente no sea un férreo defensor de MyOffice he de decirte que Allplan ha trabajado desde la primera versión con MyOffice y por lo tanto no tiene ningún problema con los diversos ficheros que genera.

A lo que tú con toda razón aludes es el poco conocimiento del programa y sus limitaciones.
Aquí es donde en mi opinión hay que pisar fuerte. Considero que hoy en dia ninguna empresa debería vender un programa sin un manual o apoyo competente. Con el programa MyOffice pasa lo mismo, es bastante intuitivo pero carece en parte de documentación práctica.

Además hay un problema añadido en este programa. MyOffice ha sido diseñado y programado para "organizar" un estudio o empresa. Pero para eso el cliente tiene que tener bien clara las ideas. Saber cuales son sus metas y ante todo ser lo suficiente autocrítico para saber donde ha estado fallando hasta ahora.

En conclusión: El programa MyOffice es bastante bueno y sobre todo intuitivo, pero no nos soluciona nuestro cahotismo si no lo deseamos y nos atenemos a las reglas del juego.
Saludos Jaime

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03 Ago 2003, 00:22

My Office es una alternativa para organizarse. ¿Buena, mala? El programa hace lo que hace y cada uno verá para que lo quiere y si lo adquiere, cada uno es responsable de cómo lo utiliza.

En nuestro caso, o te ibas a un programa de gestión de proyectos majete (MS Project), muy bueno (CA Superproject) o excelente (y de project management puro y duro, como los de Primavera System: Expedition, SuretRack, etc. ), que son para lo que son, o te buscas una solución tipo software relacionado con control de registros en planes de calidad, que no es que se adapten mucho a lo que se necesita en un estudio de arquitectura y que al lado de los de Primavera System, pues qué queréis que os diga...

My Office tiene algo interesante que es que está pensado para la arquitectura, es sencillo e integra a un coste razonable tareas de áreas diversas pero que están ahí, todos los días: dibujar, contabilidad, etc. No es un programa de contabilidad, ni de gestión de proyectos, pero tiene a mi modo de ver lo que necesita un estudio con ganas de saber y controlar lo que pasa en el día a día.

Tiene muuuuchas cosas mejorables (por ejemplo...¿qué pasa si alguien manipula el reloj de windows hacia atrás?), muuuchas cosas que faltan... pero a los que lo hemos visto y utilizado, nos puede servir si, como dice i-a, queremos organizarnos. Hay que tener en cuenta que estamos en la primera versión -la dos existe, la tienen algunos, pero están a punto de sacarla oficialmente, creo- de un tipo de programas que no hay mucha tradición que digamos.

La alternativa, las que comenté antes son las que conozco. Y por supuesto, seguir como estábamos. En nuestro caso, sin control real, suponiendo que las cosas van de una manera o de otra, con dificultades para organizar la documentación, para tenerla a mano al instante, multiplicando papeles, sin saber dónde se va más el tiempo y el dinero...

No es que My Office cree personas organizadas donde antes había caos, pero ayuda a estructurar un cierto orden, a pensar una dinámica de trabajo... Siempre puede uno quedarse como estaba. Nosotros, que aún no sacamos partido del todo a My office, preferimos usarlo que no usarlo. Ah, eso sí, vale más implantarlo en pocas áreas del estudio y usarlo al 100% bien en ellas, que en todas y no aplicarlo.

En cuanto al servicio técnico, ayudas, etc. ¿Hay alguien que esté conforme con el servicio técnico de cualquier cosa en general? Yo solo del RACE. :D Menos mal que está Portallplan, que si no...

Por cierto, Cinema 4D es de Maxon, que es una empresa que adquirió Nemetschek y que desarrolla el programa, y por lo que veo, la gente está muy contenta con él. ¿Qué tal el manual, el servicio técnico, los tutoriales, y el portal? Como futuro usuario me interesa saberlo.

Un saludo
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